У компании как у юридического лица существует ряд обязательств, связанных с ведением финансовых записей и бухгалтерского учёта для подготовки налоговой отчётности.

              I.      Ведение бухгалтерских книг

Согласно части 202 Закона о компаниях, каждая компания обязана вести бухгалтерские книги, которые:

• отражают все финансовые операции;
• позволяют точно определить финансовое положение компании;
• дают директорам возможность подтвердить соответствие бухгалтерского баланса и отчёта о прибылях и убытках требованиям закона;
• обеспечивают проведение аудиторских проверок.

Бухгалтерский учёт должен вестись на постоянной и непрерывной основе.

В учётных записях должны:

• содержаться ежедневные записи о полученных и израсходованных средствах компании, а также о сделках, в результате которых происходит движение денежных средств;
• отражаться активы и обязательства компании;
• при продаже или поставке товаров — вестись подробный учёт всех закупленных и проданных товаров (за исключением розничной торговли), позволяющий установить продавца, покупателя и предмет сделки, а также храниться все счета-фактуры;
• составляться отчёт об остатках товаров на конец каждого отчётного периода и фиксироваться результаты инвентаризации;
• при оказании услуг — вестись учёт и перечень всех оказанных услуг.

Нарушение вышеуказанных требований является уголовным правонарушением. Нарушением также считается непринятие директором необходимых мер для обеспечения соблюдения данных требований. Максимальное наказание — штраф до €12 700 и/или до 5 лет лишения свободы.

При ликвидации компании по причине неплатёжеспособности, если имели место нарушения части 202 Закона, суд может:

• признать виновными и привлечь к ответственности работников компании (часть 203);
• по запросу кредитора или ликвидатора признать работников лично ответственными за погашение задолженности (часть 204).

Минимальный набор бухгалтерских записей

Минимальный набор бухгалтерских документов включает учёт произведённых и полученных платежей. Для этого ведутся две основные книги.

            II.      Книга произведённых платежей

Должна содержать:

• дату;
• номер чека или документа;
• имя получателя платежа;
• общую сумму;
• разбивку суммы на VAT и нетто;
• отнесение нетто-суммы к соответствующей категории расходов (электроэнергия, отопление, телефон, оборудование и т.д.).

Пример 1: таблица расходов:

Если компания использует служебные автомобили или личные автомобили сотрудников в рабочих целях, необходимо вести маршрутные листы с указанием маршрута, километража, целей и времени поездок.

Также необходимо хранить подтверждающие документы: счета-фактуры, чеки, договоры и др.

          III.      Книга полученных платежей

Должна содержать:

• дату поступления средств;
• имя плательщика;
• номер инвойса;
• общую сумму;
• разбивку на VAT и нетто;
• сумму, зачисленную на банковский счёт (с разбивкой, если платёж поступал частями).

Пример 2: таблица продаж:

Необходимо хранить все банковские документы:

• банковские выписки;
• корешки чеков;
• квитанции о внесении средств;
• переписку с банком и др.

Эти записи используются бухгалтером для подготовки годовой финансовой отчётности. Следует учитывать, что приведённая схема является упрощённой.

Срок хранения бухгалтерских документов

В Ирландии сроки хранения регулируются Companies Act 2014 и требованиями Revenue.

         IV.      Основное правило

Финансовые документы должны храниться не менее 6 лет.

           V.      Что необходимо хранить 6 лет

• бухгалтерские книги и финансовую отчётность;
• счета-фактуры (продажи и покупки);
• банковские и платёжные документы;
• налоговые декларации (VAT, Corporation Tax, PAYE/PRSI);
• payroll-документы;
• договоры и коммерческие соглашения;
• документы по доходам и расходам.

Срок отсчитывается с конца финансового года.

         VI.      Важные нюансы

• При налоговой проверке документы хранятся до её полного завершения.
• Документы по активам и недвижимости — весь срок владения + 6 лет.
• Реестры компании и протоколы — обычно бессрочно.
• Электронное хранение допустимо при обеспечении читаемости и доступности.

Минимальный обязательный срок хранения — 6 лет, однако для ряда документов рекомендуется более длительное хранение.

Компания может вести записи и каталог первичных документов самостоятельно и предоставить их мне для подготовки текущих отчетов или поручить это бухгалтеру, сканируя первичные документы и банковские выписки для ведения учета на специализированном ПО.

Ориентировочная стоимость полного бухгалтерского обслуживания от €3000 в год

С 1999 года я сопровождаю компании в Ирландии, консультирую в различных областях бизнеса и делюсь практическим опытом с предпринимателями — как начинающими, так и действующими.

Для консультаций и бухгалтерского обслуживания обращайтесь:

Подпишитесь на мой канал https://www.youtube.com/@businessinIreland
Станьте участником группы в Фейсбук «Бизнес в Ирландии» https://www.facebook.com/groups/businessinireland
Подпишитесь на Telegram канал https://t.me/russianirelandNashaGazeta
Подпишитесь на рассылку напоминаний о предстоящих трансляциях http://eepurl.com/bhFQe5 Метки: Бизнес в Ирландии, Бизнес по-ирландски, бухгалтер, бухгалтерский учет, компания, Сергей Тарутин